Warenwirtschaftssystem im Onlineshop

Warenwirtschaftssystem im Onlineshop

So gelingt die Warenwirtschaft im Onlineshop

Das Internet hat den Einzelhandel grundlegend umstrukturiert. Die technischen Abläufe werden immer komplexer und sind ohne die Hilfe einer Software nicht mehr zu managen. Daher nimmt die Bedeutung von Warenwirtschaftssystemen immer mehr zu. Dabei handelt es sich um Computerprogramme, die Warenbewegungen digital erfassen, verarbeiten und dann für die weitere Bearbeitung zur Verfügung stellen. Für den Betreiber eines webbasierten Shops ist es immens wichtig, dass die Organisation und die Datenverwaltung reibungsfrei ablaufen und sich mit möglichst geringem Personalaufwand abwickeln lassen. Je effektiver die Arbeitsprozesse durchgeführt werden, desto mehr Zeit bleibt für den Kundenservice, der neben dem Sortiment (Verfügbarkeit, Auswahl und Preis) vermutlich am wichtigsten für die Kaufentscheidung ist.

Warenwirtschaftssystem-Onlineshop

Was ist ein Warenwirtschaftssystem und wie können Onlineshops davon profitieren?

Ein Unternehmen verwaltet mit einem Warenwirtschaftssystem (die Kürzel WaWi oder WWS verwendet man ebenso) die Bewegungen seiner Waren. Bei folgenden Aufgaben profitiert ein Händler von einem Warenwirtschaftssystem:

  • Lagerverwaltung: Die Kosten der Lagerung sinken, da sich die Menge der bestellten Waren an den tatsächlichen Kundenkäufen orientiert. Sinkt der Lagerbestand unter ein festgesetztes Limit, so bestellt die Software den jeweiligen Artikel automatisch nach. Für den Kunden bedeutet das, dass die Artikel eigentlich immer vorrätig sein sollten. So bleiben die Lieferzeiten niedrig und die Kundenzufriedenheit steigt.
  • Reduzierung von Retouren: Durch die größtenteils computergesteuerten Vorgänge sinkt die Gefahr von Fehllieferungen.
  • Belege, Lieferscheine und Rechnungen: Viele Anbieter von Computerprogrammen bieten eine Vorlage für Lieferscheine. Bei lexoffice kann man Lieferscheine (mit Firmenlogo) mit nur wenigen Klicks erstellen. Auch andere Arbeitsschritte – wie das Schreiben von Rechnungen – übernimmt die Software.
  • Zahlungsverkehr: Bestellt ein Kunde über einen Onlineshop einen Artikel, erfolgt die Kontoabbuchung in der Regel automatisch, ohne dass ein Mitarbeiter dies in die Wege leiten muss. Das spart wiederum Zeit, wodurch das Produkt schneller beim Kunden landet.
  • Kundenstammdaten: Pflegt ein Unternehmen die Daten seiner Kunden gut, können Bestellvorgänge und deren buchhalterische Bearbeitung schneller ablaufen. Bei einem WWS sind die Kundendaten besonders wichtig, da mehrere Abteilungen auf diese Informationen zugreifen müssen.

Wie kann ein Unternehmen noch von den Warenwirtschaftssystem Daten profitieren?

Neben der Zeitersparnis, die ein WWS-System bringt, können die Daten der Bestellungen langfristig noch für den Shopbetreiber nützlich sein:

  • Durch die Analyse der Bestellungen kann ein Internethändler seine umsatzschwachen Artikel aus dem Sortiment nehmen. Dadurch kann er Lagerkosten einsparen. Besonders umsatzstarke Produkte können im Shop entsprechend präsentiert werden. Ob eine WWS-Software diese Funktion zur Sortimentsoptimierung enthält oder nicht, hängt vom Anbieter ab.
  • Des Weiteren kann man Kunden zum Kauf weiterer Produkte animieren, wenn man ihnen gezielt zusätzliche Artikel vorschlägt. Nach dem „Andere-Kunden-kauften-auch…-Prinzip“ bietet man Produkte an, die besonders häufig in Kombination gekauft werden. Das kann zum Beispiel ein Füller sein und die dazu passenden Patronen.
  • Entscheidet sich ein Nutzer für den Newsletter eines Onlineshops, kann man sich die im WWS gesammelten Daten zunutze machen: Ein individualisierter Newsletter wird nur an einen Kunden verschickt, wenn der Inhalt zu seinem bisherigen Kaufverhalten passt. Kauft derselbe Kunde beispielsweise immer wieder Kleidung eines bestimmten Herstellers oder nur aus einer bestimmten Kollektion, so erhält er nur die Newsletter, die sich auf das entsprechende Fabrikat oder die eine Kollektion beziehen.
  • Die Adressdaten der Kunden kann man, wenn sie in großer Menge vorhanden sind, für gezieltes Geomarketing nutzen. Kommen Kunden überdurchschnittlich oft aus einer bestimmten Stadt, kann speziell in dieser Stadt auf Plakate, Flyer oder andere Printwerbung gesetzt werden. Davon profitieren eher Onlineshops, die auf bestimmte Nischenprodukte setzen.

Dieser Ratgeber für WWS-Software stellt weitere Vorteile von Computerprogrammen zur Warenverwaltung vor. Er enthält zudem Informationen, wie man eine WWS-Software steuerlich geltend machen kann.

Wie sich der Kundenstamm vergrößern lässt

Bei manchen Warenwirtschaftssystemen ist es möglich, dass man nicht nur den eigenen Onlineshop verknüpft. Man kann zum Beispiel den Marktplatz Amazon nutzen, um die eigenen Artikel zu verkaufen. Das Produkt-Bundle amzFLOW besteht aus der Shop-Oberflächen-Software VersaCommerce und der Betriebsverwaltungssoftware lexoffice. Damit können die eigene Buchhaltung und das eigene Lager mit dem Internetshop von Amazon verbunden werden. Um die Rechnungsstellung, die Verpackung und den Versand kümmert man sich weiterhin selbst. Der Kaufpreis wird von Amazon weitergeleitet. Dies bietet folgenden Vorteil: Manche Kunden wollen sich wegen nur eines Einkaufs nicht gleich bei einem Webshop registrieren. Für viele Käufer ist es lästig, sich bei vielen Plattformen und bei mehreren Onlineshops anzumelden. Jedes Mal müssen dabei die Adressdaten, Zahlungsinformationen, der Log-in-Name sowie das zugehörige Passwort eingegeben werden. Diesen Aufwand nimmt man dem Kunden ab, wenn sie über eine Plattform bestellen können, bei der sie bereits über ein Konto verfügen.

Beim Verpacken könnte man der Bestellung einen Flyer beilegen, der den firmeneigenen Onlineshop bewirbt, etwa durch eine besondere Aktion oder einen Bestellrabatt für Neukunden. Überzeugt der eigene Webshop durch ein großes Sortiment, ist er benutzerfreundlich (z.B. sinnvolle und übersichtliche Struktur) und sind die Preise angemessen, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass der Kunde künftig direkt über die eigene Internetseite bestellt.

Was Betreiber von Onlineshops bei der Auswahl eines WaWis beachten sollten

Die Anzahl von WWS-Anbietern ist groß. Diese Überlegungen sollen dabei helfen, den Softwarehersteller zu finden, der am besten zum eigenen Onlineshop passt:

  • Hat das Computerprogramm alle Funktionen, die ich aktuell brauche oder die ich bei einer Unternehmensexpansion benötigen könnte? Eine Systemumstellung ist teuer und zeitaufwendig – deshalb sollte man bei einer WWS-Anschaffung an die Zukunft denken.
  • Verfügt das WWS über eine Cloud?
  • Sind regelmäßige Updates verfügbar?
  • Lassen sich meine bisher gesammelten Daten (Produktverkäufe, Kundendaten etc.) problemlos in die neue Software integrieren?
  • Mit welchen anderen Programmen ist die Software kompatibel? Für Onlineshops ist vor allem relevant, ob das WaWi ideal zu der Shopoberfläche passt.
  • Ist eine kostenlose Testphase unter realen Bedingungen möglich? Bei Fragen während dieser Zeit, sollte der Softwarehersteller zur Verfügung stehen. Firmendaten sollte man während des Probezeitraums in die Software transferieren.
  • Kann die Software individualisiert werden? Wenn ja, wie weit genau und welche Mehrkosten entstehen dadurch?
  • Erklärt sich die Bedienung quasi von selbst oder ist bei vielen Funktionen ein Blick ins Nutzerhandbuch notwendig?
  • Sind Schulungen direkt durch den Anbieter möglich?

Die Entscheidung für ein bestimmtes WWS sollte gut durchdacht sein, da die Umstellung und die Einführung viele Ressourcen (Zeit und Geld) kostet. Die Lizenzgebühren sollten dabei zweitrangig sein, da ein WWS nur Sinn ergibt, wenn dadurch die Geschäftsprozesse wirklich reibungsfrei funktionieren.

Info zum Autor:

Klaus Schaumberger berät bundesweit seit 2008 Existenzgründer und Unternehmer in den Bereichen Existenzgründung, Strategieentwicklung und Onlinemarketing. Seine Erfahrungen in der Planung und Umsetzung mit den Gründern, Unternehmen, Förderinstituten, Beraternetzwerken, Förderbanken, Gründercoaches haben zur Idee dieser Seite geführt. Hier werden aktuelle Informationen, Werkzeuge und auch Serviceleistungen zur Verfügung gestellt.

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