Notfallkoffer für Unternehmer und Gründer

Der Notfallkoffer für Unternehmer und Gründer ! Als ich das erste mal davon gehört habe wusste ich genau wie viele Unternehmer und Gründer nicht genau was es damit auf sich hat und warum dieser Notfallkoffer für jeden Unternehmer und damit auch Gründer im Fall der Fälle extrem wichtig ist.

Notfallkoffer für Unternehmer und Gründer

Notfallkoffer für Unternehmer und Gründer

Warum ein Notfallkoffer für Unternehmer ?

• Waren Sie schon mal längere Zeit krank durch einen Verkehrs- oder Sportunfall ?
• Hatten Sie schon mal einen plötzlichen Todesfall in der Familie, im Betrieb durch einen Verkehrsunfall ?

Täglich verletzten sich mehr als 20.000 Menschen in Deutschland durch einen Unfall laut Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) in Dortmund. Grund genug um sich als junger Gründer, Selbstständiger und Unternehmer damit auseinander zu setzen “Was” in einem solchen Fall geregelt sein muss.

Nun sind natürlich nicht alle Unfälle tödlich oder mit einem längerem Ausfall verbunden und man kann sich durch verschiedene Maßnahmen (Organisation, Schutzausrüstung, gesunde Lebensweise, vorsichtigere Fahrweise) schützen. Einen vollständigen Schutz gegen Ausfall durch Krankheit oder Unfall gibt es jedoch für keinen von uns. Die HWK Reutlingen z.B. argumentiert mit dem Satz “Wussten Sie, dass bereits ein 14-tägiger Ausfall des Chefs ausreicht, um den Betrieb in eine existenzielle Notlage zu bringen?” für den Notfallkoffer für Unternehmer. Derzeit haben laut DIHK über 50% Prozent der kleinen und mittleren Unternehmen keinen Stellvertreter, das birgt ein hohes Risiko für alle Beteiligten.

Hauptaufgaben des Notfallkoffer – zeitlich begrenzter oder vollständiger Ausfall

Der Notfallkoffer dient dazu das Unternehmen geordnet weiter zu führen im Krankheitsfall (zeitlich befristeter Ausfall), abzuwickeln oder zu verkaufen im Todesfall (vollständiger Ausfall). Nicht selten sind kleine  Unternehmen nach dem plötzlichen Tod des Inhabers (z.B. bei einem Verkehrsunfall) durch fehlende Vollmachten, Kontozugang, Verträgen innerhalb kurzer Zeit zahlungsunfähig. Davon betroffen sind nicht nur die Familie des Unternehmers sondern auch die Mitarbeiter, die  Geschäftspartner bei Unternehmensgesellschaften, die Lieferanten und die Kunden.

Was sollte durch einen Notfallkoffer für Unternehmer geregelt sein ?

 im Todesfall:

• Aktivierung – wer aktiviert die Prozesskette die durch den Notfallkoffer geplant wurde ?
• Nachfolge, Liquidation, Verkauf – was soll mit dem Unternehmen oder den Gechäftsanteilen nach dem Tod passieren ?
• Abwicklung – wer hat die notwendigen Vollmachten, Rechte, Zugänge und Qualifikationen um das Unternehmen zu verkaufen, zu liquidieren oder an einen Nachfolger zu übergeben ?
• Verträge – wer erfüllt, kündigt die bestehenden Verträge mit Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern, Kapitalgebern ?
• Vertreter – wer kann einen kompetent und zeitlich kurzfristig verfügbar vertreten  bis zur Nachfolge, Liquidation, Verkauf ?
• Kommunikation – wie wird der Todesfall nach außen kommuniziert so das daraus nicht zusätzliche Probleme entstehen ?

im Krankheitsfall:

• Vertreter – wer kann einen kompetent und zeitlich kurzfristig verfügbar vertreten ?
• Informationspflichten – wer muss alles bei einem zeitlichen Ausfall informiert werden – Kunden, Gesellschafter ?
• Zugang – wer hat die notwendigen Schlüssel für das Unternehmen, EDV Zugangsberechtigungen, Kontovollmachten um notwendige Zahlungen wie z.B. die Gehaltszahlungen der Mitarbeiter vor zu nehmen ?
• Terminplanung – wer übernimmt die Terminplanung und kann Termine notfalls auch auf später verschieben ?

Was gehört in einen Notfallkoffer für Unternehmer ?

• Verträge und behördliche Unterlagen (Gewerbeanmeldung, Gesellschaftervertrag, Zulassungen, Konzessionen, ggf. Ehevertrag, Patientenverfügung)
• Vollmachten zur Geschäftsführung (Prokura, Gesellschaftervertrag), für Geschäftskonten (Kontovollmacht muss bei der Bank vorliegen),
• Testament zur sicheren Regelung der Nachfolge (beim Notar incl. eines Testamentvollstreckers)
• Versicherungsverträge (BU, Lebens- und Unfallversicherung, ggf. Dread Disease, Betriebshaftpflichtversicherung, etc.)
• Ersatzschlüssel, Zugangscodes (für Räumlichkeiten, EDV Anlagen, ggf. Onlinebanking)
• Unternehmensinfos (aktuelle Kunden – Aufträge, Lieferanten, Ansprechpartner wie Steuer- und Unternehmensberater, Rechtsanwalt – Name, Telefonnummer, EMail, Aufgaben)
• Vermögensaufstellung (Verbindlichkeiten, Vermögenswerte, Kredite)
• Buchführung (Jahresabschlüsse der letzten 3 Jahre, aktuelle BWA)
• Organigramm (Personenliste mit Aufgaben und Befugnissen)
• Mitgliedschaften (Fachverbänden, IHK)
• Stichtagsliste (Vertragsverlängerung, -kündigung, Finanzamt)

Der Notfallkoffer für Unternehmer und Gründer hilft ihnen nicht nur im Fall von Krankheit und Todesfall, sondern dient ebenfalls dazu alle Vorgänge und Prozesse in ihrem Unternehmen zu betrachten und dabei Schwachstellen zu ermitteln.

Selbstständige und Unternehmer die das erste mal nach der Existenzgründung für 2-3 Wochen Urlaub machen kennen viele dieser Fragen schon. Vielleicht fällt es ihnen leichter sich mit einem Notfallkoffer zu beschäftigen wenn Sie sich vorstellen das Sie für längere Zeit in den Urlaub fahren. Faktisch kommt der zeitliche Ausfall einer längeren Krankheit oder einem Unfall ziemlich nahe. In beiden Fällen sind Sie als Unternehmer nicht erreichbar und jemand anders muss Sie vertreten.

Hier ein paar Fragen die ihnen helfen ihren persönlichen Notfallkoffer zu erstellen: Notfallkoffer-Checkliste
Denken Sie bitte auch daran wenn der Koffer einmal erstellt wurde, muss dieser in regelmäßigen Abständen aktualisiert werden, einmal jährlich sollte es schon sein.