Umsatzsteuer für Gründer – das müssen Sie wissen
Wer sich selbstständig macht, wird automatisch auch Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes – ganz gleich, ob freiberuflich, gewerblich oder im Nebenerwerb. Die Folge: Man muss sich spätestens bei der steuerlichen Erfassung mit der Umsatzsteuer beschäftigen. Viele Gründer sind verunsichert: Muss ich Umsatzsteuer auf meine Leistungen aufschlagen? Welche Pflichten kommen auf mich zu? Und wann lohnt sich der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung?
In diesem kompakten Ratgeber erklären wir Ihnen alles Wichtige zur Umsatzsteuer für Gründer – verständlich, rechtlich aktuell (Stand: April 2025) und auf den Punkt gebracht. Sie erfahren, ob Sie umsatzsteuerpflichtig sind, welche Schwellenwerte ab 2025 gelten, wie Sie die richtige Entscheidung zwischen Kleinunternehmerregelung und Regelbesteuerung treffen und welche typischen Fehler Sie unbedingt vermeiden sollten.
2. Bin ich als Gründer überhaupt umsatzsteuerpflichtig? (§ 2 UStG)
Sobald Sie ein eigenes Unternehmen gründen – ob als Freiberufler, Gewerbetreibender oder im Nebenerwerb – gelten Sie aus Sicht des Finanzamts als Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Das ist im § 2 Abs. 1 UStG eindeutig geregelt: Wer eine nachhaltige, selbstständige Tätigkeit mit Einnahmeerzielung ausübt, ist umsatzsteuerpflichtig.
Entscheidend ist nicht, ob Sie bereits Gewinne erzielen oder wie groß Ihr Unternehmen ist. Es genügt, dass Sie wiederholt und mit Gewinnerzielungsabsicht handeln. Damit fallen auch Kleinaufträge oder Nebenjobs in den Anwendungsbereich der Umsatzsteuer.
Allerdings bedeutet „umsatzsteuerpflichtig“ nicht automatisch, dass Sie auch Umsatzsteuer ausweisen und abführen müssen. Denn genau hier greift die sogenannte Kleinunternehmerregelung – eine gesetzliche Ausnahme, die viele Gründer nutzen können, um sich den bürokratischen Aufwand in der Anfangszeit zu ersparen.
3. Die Kleinunternehmerregelung: Wer ist befreit – und unter welchen Bedingungen? (§ 19 UStG)
Nicht jeder Gründer muss sofort Umsatzsteuer auf seine Rechnungen schreiben und an das Finanzamt abführen. Wenn Ihr Umsatz unter bestimmten Grenzen liegt, können Sie sich auf die sogenannte Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG berufen. Das spart Zeit, Aufwand und Liquidität.
Wann gilt die Kleinunternehmerregelung?
Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue Schwellenwerte:
| Kriterium | Grenze |
|---|---|
| Umsatz im Vorjahr | maximal 25.000 € |
| Voraussichtlicher Umsatz im laufenden Jahr | maximal 100.000 € |
Wer diese beiden Bedingungen erfüllt, muss keine Umsatzsteuer ausweisen. Das bedeutet:
Sie stellen Nettorechnungen ohne Umsatzsteuer.
Sie führen keine Umsatzsteuer ans Finanzamt ab.
Sie dürfen allerdings auch keine Vorsteuer geltend machen.
💡 Achtung: Wird im laufenden Jahr die Grenze von 100.000 € voraussichtlich überschritten, gilt ab diesem Zeitpunkt automatisch die Regelbesteuerung – rückwirkend ab Jahresbeginn. Eine frühzeitige Planung ist daher unerlässlich.
Aufgepasst bei der Entscheidung
Wenn Sie bei der Gründung bewusst auf die Kleinunternehmerregelung verzichten und zur Regelbesteuerung optieren, sind Sie für mindestens fünf Jahre daran gebunden – auch wenn Ihr Umsatz danach deutlich unter den Schwellenwerten liegt.
Diese Entscheidung sollten Sie gut abwägen. Im nächsten Abschnitt zeigen wir Ihnen die wichtigsten Vor- und Nachteile beider Optionen – mit einer kleinen Checkliste als Entscheidungshilfe.
4. Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung – was ist besser?
Viele Gründer entscheiden sich zu Beginn für die Kleinunternehmerregelung, weil sie den bürokratischen Aufwand scheuen. Das kann sinnvoll sein – muss es aber nicht. Denn die Entscheidung hat Auswirkungen auf Ihre Liquidität, Ihre Kunden und Ihre Wettbewerbsfähigkeit.
Wer mit privaten Kunden arbeitet, profitiert von Netto-Preisen ohne Mehrwertsteuer. Wer hingegen Geschäftskunden anspricht, die selbst zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, hat mit ausgewiesener Umsatzsteuer oft keinen Nachteil – im Gegenteil: Der Vorsteuerabzug kann bares Geld sparen.
Entscheidungshilfe Umsatzsteuer für Gründer: Was spricht für welche Option?
Kleinunternehmerregelung (USt-befreit)
✔ Geringerer bürokratischer Aufwand
✔ Keine Umsatzsteuervoranmeldung
✔ Liquiditätsvorteil bei privaten Kunden
✘ Kein Vorsteuerabzug
✘ Eingeschränkter Eindruck bei Geschäftskunden (fehlende USt auf Rechnungen)
Regelbesteuerung (mit Umsatzsteuer)
✔ Vorsteuerabzug möglich
✔ Professionelleres Auftreten gegenüber Firmenkunden
✔ Flexibel bei Investitionen
✘ Mehr Verwaltungsaufwand
✘ Pflicht zur regelmäßigen Umsatzsteuervoranmeldung
Kleine Entscheidungshilfe für Gründer:
✅ Sie arbeiten vor allem mit Privatkunden und haben kaum Ausgaben? → Kleinunternehmerregelung kann sich lohnen.
✅ Ihre Kunden sind Unternehmen, Sie wollen investieren oder Equipment kaufen? → Dann ist die Regelbesteuerung meist langfristig sinnvoller.
5. Pflichten für Regelbesteuerte: Umsatzsteuer ausweisen, Vorsteuer abziehen
Wer sich als Gründer für die Regelbesteuerung entscheidet – sei es freiwillig oder weil die Kleinunternehmergrenzen überschritten wurden –, übernimmt damit auch zusätzliche Pflichten gegenüber dem Finanzamt. Im Zentrum steht dabei die korrekte Erhebung und Abführung der Umsatzsteuer, die auf nahezu alle Leistungen und Verkäufe erhoben wird.
Das bedeutet: Sie weisen auf Ihren Rechnungen die gesetzliche Umsatzsteuer aus, aktuell in der Regel 19 % bzw. 7 % bei bestimmten Leistungen. Diese eingenommene Umsatzsteuer ist aber nicht Ihr Geld – sie gehört dem Finanzamt und muss regelmäßig im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung abgeführt werden.
Doch der Aufwand bringt auch Vorteile: Als regelbesteuerter Unternehmer dürfen Sie sämtliche Vorsteuerbeträgegeltend machen – also die Umsatzsteuer, die Ihnen selbst bei geschäftlichen Ausgaben in Rechnung gestellt wurde. Das senkt Ihre tatsächlichen Kosten und kann sich besonders in der Anfangszeit lohnen, wenn größere Investitionen anstehen – etwa für Equipment, Software oder Arbeitsmaterialien.
Damit der Vorsteuerabzug möglich ist, müssen Ihre Eingangsrechnungen jedoch korrekt ausgestellt sein und bestimmte Pflichtangaben enthalten. Bei Unsicherheiten lohnt sich frühzeitig der Kontakt zu einer Steuerberatung. Zudem dürfen die Existenzgründer-Helfer wertvolle Tipps geben, allerdings nicht steuerlich beraten.
Wichtig ist in jedem Fall: Wer Umsatzsteuer erhebt, muss alle formalen Vorgaben erfüllen, sonst drohen Rückfragen und Nachzahlungen. Was das konkret für Ihre Buchhaltung und die Umsatzsteuervoranmeldung bedeutet, zeigen wir Ihnen im nächsten Abschnitt.
6. Umsatzsteuervoranmeldung im Gründungsjahr: Was gilt 2025 wirklich?
Viele Gründer glauben, dass sie im ersten Jahr ihrer Selbstständigkeit automatisch jeden Monat eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben müssen. Das war früher so – doch seit 2021 gelten neue Regelungen. 2025 ist entscheidend, wie hoch Ihre voraussichtliche Umsatzsteuerschuld ausfällt.
Grundsätzlich müssen Sie die Umsatzsteuer monatlich, vierteljährlich oder jährlich an das Finanzamt melden. Die Einordnung erfolgt nach dem Steueraufkommen im Vorjahr – doch bei Neugründungen wird geschätzt, wie hoch die Zahllast voraussichtlich sein wird. Die entsprechende Regelung findet sich in § 18 UStG.
Überblick: Wie oft muss die Umsatzsteuervoranmeldung erfolgen?
| Voraussichtliche Umsatzsteuer-Zahllast | Turnus der Voranmeldung |
|---|---|
| Über 7.500 € | Monatlich |
| 1.001 € bis 7.500 € | Vierteljährlich |
| Bis 1.000 € | Jährlich (keine UVA) |
Wichtig für Gründer: Das Finanzamt entscheidet auf Grundlage Ihrer Schätzung bei der steuerlichen Anmeldung, wie oft Sie melden müssen. Ist der Betrag nicht klar, wird in der Praxis häufig vierteljährlich festgelegt. Sie können zusätzlich eine Dauerfristverlängerung beantragen, um sich jeweils einen Monat mehr Zeit für die Abgabe zu verschaffen.
Vergessen Sie außerdem nicht: Die Umsatzsteuervoranmeldung ist elektronisch über ELSTER abzugeben. Fehlerhafte oder verspätete Meldungen können zu Säumniszuschlägen führen – hier zahlt sich Sorgfalt aus.
Im nächsten Abschnitt zeigen wir, was auf Rechnungen stehen muss – und welche Unterschiede es zwischen Kleinunternehmern und Regelbesteuerten gibt.
7. Rechnungen richtig schreiben: Unterschiede für Kleinunternehmer und Regelbesteuerte
Die Rechnung ist mehr als nur ein Stück Papier – sie ist Ihr wichtigstes Instrument, um korrekt mit dem Finanzamt abzurechnen. Und genau hier unterscheiden sich Kleinunternehmer und regelbesteuerte Gründer deutlich. Denn je nachdem, welche umsatzsteuerliche Einordnung auf Sie zutrifft, gelten unterschiedliche Pflichtangaben.
Wenn Sie zur Regelbesteuerung optieren (oder verpflichtend darunter fallen), müssen Sie auf jeder Rechnung die Umsatzsteuer gesondert ausweisen – meist in Höhe von 19 % oder 7 %. Außerdem sind Sie verpflichtet, die Steuernummer oder USt-IdNr. anzugeben. Fehlt eine dieser Angaben, kann das nicht nur Ärger mit dem Finanzamt bedeuten, sondern auch Ihre Kunden daran hindern, die Vorsteuer abzuziehen.
Ganz anders bei Kleinunternehmern: Hier darf keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden – weder offen noch versteckt im Preis. Dafür muss die Rechnung einen eindeutigen Hinweis enthalten, zum Beispiel:
„Gemäß § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Das klingt banal, ist aber verpflichtend – ohne diesen Zusatz riskieren Sie, dass das Finanzamt dennoch Umsatzsteuer von Ihnen fordert, obwohl Sie gar keine eingenommen haben.
Ein weiterer häufiger Fehler: Kleinunternehmer, die freiwillig Umsatzsteuer ausweisen, werden dadurch automatisch umsatzsteuerpflichtig – selbst wenn sie eigentlich unter den Schwellenwerten liegen. Diese Regelung basiert auf § 14c UStG und kann teuer werden.
8. USt-IdNr., Steuernummer & Co.: Was brauche ich als Gründer wirklich?
Wer als Gründer Rechnungen schreibt, kommt schnell mit verschiedenen Nummern in Kontakt – und das kann verwirren. Zwischen Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) und ggf. einer Betriebsnummer ist es nicht immer leicht, den Überblick zu behalten. Doch keine Sorge: Sie brauchen nicht alles sofort – und manches nur in bestimmten Fällen.
Zunächst: Die Steuernummer erhalten Sie nach der steuerlichen Erfassung vom Finanzamt. Sie benötigen sie für alle Rechnungen – unabhängig davon, ob Sie Kleinunternehmer oder regelbesteuert sind. Wer sich für die Regelbesteuerung entscheidet, kann zusätzlich eine USt-IdNr. beantragen. Diese ist vor allem dann sinnvoll oder notwendig, wenn Sie Leistungen an Kunden im EU-Ausland erbringen oder von dort beziehen.
Checkliste: Diese Nummern benötigen Sie – je nach Geschäftstätigkeit
Wichtig: Die USt-IdNr. kann online beim Bundeszentralamt für Steuern beantragt werden – kostenfrei. Die Steuernummer vergibt das zuständige Finanzamt automatisch, sobald der steuerliche Erfassungsbogen eingereicht wurde.
9. Häufige Fehler von Gründern bei der Umsatzsteuer – und wie Sie sie vermeiden
Gerade in der Anfangszeit passiert es schnell: eine unvollständige Rechnung, ein fehlender Hinweis, eine Kleinigkeit übersehen – und schon ist die erste Rückfrage vom Finanzamt da. Das Thema Umsatzsteuer ist komplex, aber viele Fehler lassen sich vermeiden, wenn man die häufigsten Stolperfallen kennt.
Ein typischer Anfängerfehler: Gründer entscheiden sich für die Kleinunternehmerregelung, vergessen aber den Pflichtvermerk auf der Rechnung nach § 19 UStG. Ohne diesen Hinweis kann das Finanzamt davon ausgehen, dass Sie Regelbesteuerung anwenden – und fordert Umsatzsteuer nach, obwohl Sie gar keine eingenommen haben.
Ebenfalls häufig: falsche oder fehlende Umsatzsteuerbeträge auf Ausgangsrechnungen. Wer als Regelbesteuerter tätig ist, muss den Umsatzsteuersatz korrekt ausweisen und sicherstellen, dass die Berechnung stimmt. Tipp: Nutzen Sie professionelle Rechnungstools – viele Programme integrieren automatisch die korrekten Angaben.
Problematisch kann auch ein zu später Wechsel in die Regelbesteuerung sein, etwa wenn die 100.000 €-Grenze im laufenden Jahr überschritten wird. Viele Gründer wissen nicht, dass die Umsatzsteuerpflicht dann rückwirkend ab Jahresbeginn greift – inklusive Nachzahlungen und geänderter Rechnungslegung.
Auch bei der Umsatzsteuervoranmeldung passieren regelmäßig Fehler: Fristen werden übersehen, Beträge falsch berechnet oder Belege nicht vollständig aufbewahrt.
Wer hier Unterstützung braucht, sollte frühzeitig mit einem Steuerberater zusammenarbeiten. Im Rahmen eines 100% geförderten AVGS-Coachings können die Existenzgründer-Helfer wertvolle Tipps mitgeben – jedoch ohne steuerlich zu beraten.
10. Fazit: Weniger Stolperfallen – mehr Überblick
Die Umsatzsteuer gehört zu den Themen, die viele Gründer gerne verdrängen – doch sie ist nicht nur eine Pflicht, sondern auch eine strategische Entscheidung. Wer sich frühzeitig damit auseinandersetzt, ob die Kleinunternehmerregelung oder die Regelbesteuerung besser passt, erspart sich spätere Korrekturen und Unsicherheiten.
Besonders wichtig ist, die Grenzwerte genau zu kennen und sauber mit dem Finanzamt zu kommunizieren. Wer Rechnungen korrekt schreibt, die Voranmeldungen fristgerecht einreicht und weiß, wie man mit Vorsteuer und Steuerpflichten umgeht, legt eine solide Basis für eine rechtssichere Gründung. Gleichzeitig vermeiden Sie vermeidbare Rückfragen, Zahlungsverzögerungen oder gar finanzielle Nachteile.
Falls Sie sich unsicher sind, lohnt sich professionelle Unterstützung – etwa durch eine steuerliche Beratung oder ein AVGS-gefördertes Gründercoaching, das Sie gezielt durch die Anforderungen begleitet. Die Existenzgründer-Helfer stehen Ihnen dabei zur Seite – verständlich, individuell und praxisnah.
So wird die Umsatzsteuer nicht zur Stolperfalle, sondern zu einem durchdachten Bestandteil Ihrer unternehmerischen Planung.
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